Empresa? Sim ou não?

Devo ou não abrir uma empresa para o negócio que vou criar? A resposta é "Sim mas ...".

O mas tem muitas coisas sendo que uma é a questão fiscal e a outra é a própria pessoa que faz a pergunta.

Olhando para a parte fiscal, a questão coloca-se geralmente comparando a criação do negócio como uma empresa ao abrigo do IRC ou desenvolver o negócio como particular e sujeitar-se às regras fiscais do IRS. Em ambos os casos é necessário prever os custos com a Segurança Social.

Geralmente e olhando apenas para a parte fiscal a resposta é "Sim, uma empresa é mais favorável". Eu, no entanto, prefiro responder aos meus futuros clientes com "Sim, uma empresa é mais favorável mas vamos estudar isso em conjunto".

Vamos ver o seguinte caso. Um casal sem filhos e sem rendimentos neste momento vai explorar um pequeno restaurante totalmente já equipado. Não têm de fazer obras. No fundo vão explorar um espaço já devidamente equipado e licenciado para a actividade da restauração. As suas previsões apontam para uma facturação anual a rondar os €60.000,00.

A simulação para este caso está neste Google Docs.

No caso de optarem por desenvolver o negócio em sede de IRS, a opção poderá ser pelo Regime Simplificado da Categoria B do IRS que não obriga a contabilidade organizada. Ao nível da Segurança Social, ambos os membros do casal são considerados trabalhadores independentes.

Neste caso e não tendo mais rendimentos para além dos referidos, ao fim de um ano de actividade o IRS a pagar (colecta líquida de IRS) é de €1.362,70 e as contribuições para a Segurança Social totalizam €6.992,68. Assim, a "carga tributária total" é de €8.355,34. Dividindo este valor pelos €60.000,00 de rendimento bruto, a "taxa efectiva de tributação" é de 13,93%.

É muito ou é pouco? Bem temos de comparar com algo.

Vamos supor que o mesmo negócio vai ser desenvolvido criando uma empresa. Os membros do casal vão ser sócios gerentes e vão ser remunerados mensalmente com o salário mínimo nacional para minimizar os encargos sociais na esfera da empresa. Como ninguém consegue viver com um salário líquido mensal de €431,65, os sócios vão realizar adiantamento de lucros mensais no valor de 50% do resultado. Após uma análise dos custos e sem que existam encargos sujeitos a tributação autónoma em sede de IRC, chegou-se à conclusão que o resultado tributável é de 15% do volume das prestações de serviços.

Neste cenário o IRS é decomposto em duas parcelas que totalizam €1.801,14 sendo €541,40 dos rendimentos englobados e €1.260,00 dos rendimentos taxados via taxas liberatórias do IRS. Os custos pessoais em termos de Segurança Social totalizam a fim de um ano €1.493,80.

E a empresa? A empresa é taxada em sede de IRC a uma taxa de 25%, ou seja, €2.250,00.

E temos todos os tributos para calcular a "carga tributária total" neste cenário. Essa carga é de €5.545,20 e representa uma "taxa efectiva de tributação" é de 9,24%.

E aqui está: sim uma empresa é geralmente mais vantajosa em termos ficais. Mas ... há outras coisas que têm de ser analisadas na parte fiscal! Por exemplo, no caso de se optar pelo regime descrito em sede de IRS, no final do mês o casal pode retirar o dinheiro que quiser para si do caixa ou do banco onde tem a conta do negócio sem nenhuma formalidade adicional. Esses rendimentos já foram taxados em sede de IRS. Na empresa, levantar lucros estão sempre sujeitos a uma tributação a taxas liberatórias de 28% ou a uma retenção na fonte de igual valor caso se opte pelo englobamento. A primeira opção tem o que eu chamo um "custo de liberdade" mas há quem prefira pagar mais para ter essa por essa liberdade formal e fiscal.

Disse que no mas havia a parte fiscal e questões ligadas às pessoas que vão cria o negócio. Essas pessoas estão conscientes que as questões formais de ter uma empresa são bem mais complicadas que num negócio em sede de IRS no Regime Simplificado? Essas pessoas têm tempo para organizarem a célebre pasta da contabilidade? Tem noção que numa empresa qualquer levantamento do caixa ou banco tem de ter suporte documental? Se as respostas a estas questões é "Não" então o melhor é não optar por criar uma empresa.

As pessoas não estão 100% seguras da capacidade do negócio gerar os €60.000,00 anuais do negócio? Então nesse caso é melhor optar por exercer a actividade em sede de IRS porque cessar a actividade é mais simples e rápido.

E se o negócio exceder as expectativas? Uma folha de cálculo como a que foi criada permite analisar esta questão. Se o negócio exceder o volume de facturação anual de €75.000,00, a opção por ter um negócio a nível individual começa a ser penalizador não tanto pelo IRS mas pela Segurança Social porque entra-se no patamar de desconto para a segurança social de 3xIAS.

Se chegou até aqui espero que ainda se lembre que este casal apenas queria abrir um pequeno restaurante. Se calhar depois desta explicação já desistiu de criar o seu negócio e contribuir para o PIB!

E lembre-se, por favor: as conclusões deste artigo apenas se aplicam ao caso específico apresentado. Abrir uma empresa é geralmente mais vantajoso mas tem de se ver sempre caso a caso.

A pasta

Não, não vou falar de dinheiro. Vou falar da famosa pasta para a contabilidade: aquela pasta de arquivo que todos os meses tem de ser entregue ao contabilista.

Desde já uma primeira observação: a contabilidade do mês n tem de ser lançada no mês n+1. De preferência até ao dia 15 do mês n+1. Se não for assim ... a contabilidade serve apenas para satisfazer o Estado.

Numa micro ou pequena empresa não é complicado elaborar essa pasta. Eis a minha sugestão de como se deve organizar a papelada (respire fundo que o post é longo!).

Suponhamos que estamos em Junho de 2013. Deve ser entregue o mais tardar até ao dia 10 de Junho (ok, é feriado logo passa para o dia 11 de Junho) a pasta dos documentos de Maio de 2013.

Essa pasta deve ter os seguintes separadores:

1. Facturas emitidas a clientes em Maio de 2013. Aqui devem ser colocadas as facturas emitidas a clientes com data de emissão entre 01 de Maio e 31 de Maio independentemente de estarem pagas ou não.


2. Facturas recebidas de clientes em Maio de 2013. Neste separador deve-se colocar as facturas que foram pagas pelos clientes no mês de Maio de 2013. Esta pasta terá facturas de diferentes meses (ou até anos) porque o importante não é a data de emissão mas a data de pagamento das facturas. Cliente pagou em Março de 2013: colocar neste separador a facturas e (caso exista) o comprovativo bancário ou fotocópia do cheque do cliente agrafado à(s) factura(s) liquidada(s). Se o cliente pagou a dinheiro colocar a lápis na factura algo como "Recebido - Caixa". As facturas que não foram pagas até Maio de 2013 devem transitar para pastas de meses futuros. Assim em qualquer altura do mês você (empresário) sabe exactamente o volume de facturas que tem a receber.


3. Facturas emitidas por fornecedores em Maio de 2013. Independentemente de estarem pagas ou não, neste separador deve-se colocar as facturas com data de emissão entre 01 de Maio e 31 de Maio emitidas pelos fornecedores.


4. Facturas pagas a fornecedores em Maio de 2013. A factura do fornecedor foi paga em Maio de 2013? Deve-se colocar neste separador a cópia ou duplicado da factura do fornecedor e juntar o comprovativo do pagamento (cheque, comprovativo da transferência emitido pelo homebanking ou pelo multibanco). Se a factura foi paga a dinheiro deve-se colocar a lápis a indicação "Pago - Caixa". Os pontos 3 e 4 geram alguma confusão. Um exemplo deve ajudar a tirar eventuais dúvidas. Na imagem seguinte temos parte de uma factura da PT Comunicações:
   
   
   

   Esta factura tem de ser colocada no separador 3 da pasta de Maio de 2013? A resposta é Sim. A factura tem data de emissão de 28 de Maio de 2013 sendo esta a data que conta para efeitos de colocação ou não da factura no separador 3. A cópia da factura tem de ser colocada no separador 4 do mês de Maio de 2013? A resposta é Não. A data de pagamento é 20 de Junho de 2013 logo a cópia da factura deverá ser colocada no separador das facturas pagas a fornecedores no mês de Junho de 2013. Em qualquer altura do mês você (empresário) sabe exactamente o valor total de facturas que tem a pagar a fornecedores. Basta consultar as facturas que nunca foram colocadas em nenhum separador 4 ... a soma dessa facturas é o volume de pagamentos que tem de efectuar a fornecedores.

   
   
5. Outros movimentos. Nesta pasta deve-se colocar tudo o que não é possível de classificar nos separadores anteriores. Deverá ter, por exemplo, a seguinte documentação: extractos bancários do mês de Maio de 2013, comprovativo do pagamento da Segurança Social e das retenções na fonte do mês de Abril de 2013, comprovativos do pagamento dos vencimentos, comprovativos de transferências bancárias entre contas da empresa e a caixa, despesas dos sócios, etc.

Complicado? Chato? As minhas resposta a estas duas perguntas são: Não e Sim. Não é complicado. Se é chato ... é ... mas ninguém disse que ter uma empresa era apenas coisas divertidas.

Os benefícios de ter uma pasta bem organizada e actualizada são muitos quer para o empresário quer para o contabilista. Para o empresário, para além de ter toda a informação sobre clientes e fornecedores organizada poderá ter mais cedo a informação que a contabilidade proporciona. E, como sabemos, ter informação em tempo útil permite tomar melhores decisões.

E outro benefício para o empresário (e eu nunca vos disse isto!) é ter um melhor preço na avença mensal que paga ao contabilista. Eu tenho dois clientes que em termos de dimensão são idênticos. Num gasto anualmente 66 horas de trabalho. No outro gasto 102 horas de trabalho num ano. Obviamente que a avença do primeiro é menor que a avença do segundo. Não tenho de ser eu a arcar com as 36 horas anuais que representam a desorganização do cliente das 102 horas anuais. Tempo é dinheiro.

Chegou até aqui? Obrigado ... agora que já sabe organizar a pasta para o contabilista tenho todo o gosto em que seja meu cliente! :)