A pasta

Não, não vou falar de dinheiro. Vou falar da famosa pasta para a contabilidade: aquela pasta de arquivo que todos os meses tem de ser entregue ao contabilista.

Desde já uma primeira observação: a contabilidade do mês n tem de ser lançada no mês n+1. De preferência até ao dia 15 do mês n+1. Se não for assim ... a contabilidade serve apenas para satisfazer o Estado.

Numa micro ou pequena empresa não é complicado elaborar essa pasta. Eis a minha sugestão de como se deve organizar a papelada (respire fundo que o post é longo!).

Suponhamos que estamos em Junho de 2013. Deve ser entregue o mais tardar até ao dia 10 de Junho (ok, é feriado logo passa para o dia 11 de Junho) a pasta dos documentos de Maio de 2013.

Essa pasta deve ter os seguintes separadores:

1. Facturas emitidas a clientes em Maio de 2013. Aqui devem ser colocadas as facturas emitidas a clientes com data de emissão entre 01 de Maio e 31 de Maio independentemente de estarem pagas ou não.


2. Facturas recebidas de clientes em Maio de 2013. Neste separador deve-se colocar as facturas que foram pagas pelos clientes no mês de Maio de 2013. Esta pasta terá facturas de diferentes meses (ou até anos) porque o importante não é a data de emissão mas a data de pagamento das facturas. Cliente pagou em Março de 2013: colocar neste separador a facturas e (caso exista) o comprovativo bancário ou fotocópia do cheque do cliente agrafado à(s) factura(s) liquidada(s). Se o cliente pagou a dinheiro colocar a lápis na factura algo como "Recebido - Caixa". As facturas que não foram pagas até Maio de 2013 devem transitar para pastas de meses futuros. Assim em qualquer altura do mês você (empresário) sabe exactamente o volume de facturas que tem a receber.


3. Facturas emitidas por fornecedores em Maio de 2013. Independentemente de estarem pagas ou não, neste separador deve-se colocar as facturas com data de emissão entre 01 de Maio e 31 de Maio emitidas pelos fornecedores.


4. Facturas pagas a fornecedores em Maio de 2013. A factura do fornecedor foi paga em Maio de 2013? Deve-se colocar neste separador a cópia ou duplicado da factura do fornecedor e juntar o comprovativo do pagamento (cheque, comprovativo da transferência emitido pelo homebanking ou pelo multibanco). Se a factura foi paga a dinheiro deve-se colocar a lápis a indicação "Pago - Caixa". Os pontos 3 e 4 geram alguma confusão. Um exemplo deve ajudar a tirar eventuais dúvidas. Na imagem seguinte temos parte de uma factura da PT Comunicações:
   
   
   

   Esta factura tem de ser colocada no separador 3 da pasta de Maio de 2013? A resposta é Sim. A factura tem data de emissão de 28 de Maio de 2013 sendo esta a data que conta para efeitos de colocação ou não da factura no separador 3. A cópia da factura tem de ser colocada no separador 4 do mês de Maio de 2013? A resposta é Não. A data de pagamento é 20 de Junho de 2013 logo a cópia da factura deverá ser colocada no separador das facturas pagas a fornecedores no mês de Junho de 2013. Em qualquer altura do mês você (empresário) sabe exactamente o valor total de facturas que tem a pagar a fornecedores. Basta consultar as facturas que nunca foram colocadas em nenhum separador 4 ... a soma dessa facturas é o volume de pagamentos que tem de efectuar a fornecedores.

   
   
5. Outros movimentos. Nesta pasta deve-se colocar tudo o que não é possível de classificar nos separadores anteriores. Deverá ter, por exemplo, a seguinte documentação: extractos bancários do mês de Maio de 2013, comprovativo do pagamento da Segurança Social e das retenções na fonte do mês de Abril de 2013, comprovativos do pagamento dos vencimentos, comprovativos de transferências bancárias entre contas da empresa e a caixa, despesas dos sócios, etc.

Complicado? Chato? As minhas resposta a estas duas perguntas são: Não e Sim. Não é complicado. Se é chato ... é ... mas ninguém disse que ter uma empresa era apenas coisas divertidas.

Os benefícios de ter uma pasta bem organizada e actualizada são muitos quer para o empresário quer para o contabilista. Para o empresário, para além de ter toda a informação sobre clientes e fornecedores organizada poderá ter mais cedo a informação que a contabilidade proporciona. E, como sabemos, ter informação em tempo útil permite tomar melhores decisões.

E outro benefício para o empresário (e eu nunca vos disse isto!) é ter um melhor preço na avença mensal que paga ao contabilista. Eu tenho dois clientes que em termos de dimensão são idênticos. Num gasto anualmente 66 horas de trabalho. No outro gasto 102 horas de trabalho num ano. Obviamente que a avença do primeiro é menor que a avença do segundo. Não tenho de ser eu a arcar com as 36 horas anuais que representam a desorganização do cliente das 102 horas anuais. Tempo é dinheiro.

Chegou até aqui? Obrigado ... agora que já sabe organizar a pasta para o contabilista tenho todo o gosto em que seja meu cliente! :)